Instrukcja po zakupie Mailing Zapytanie

Spis treści

Instrukcja po zakupie hostingu Mailing Zapytanie

Posiadasz program do wysyłek mailingowych Anomail wraz z serwerem kupionym w Niebieski.net? Skorzystaj z poniższych instrukcji lub naszego wsparcia, gdzie gwarantujemy pełną konfigurację serwera i programu Anomail! Wsparcie możesz zamówić klikając tutaj.

1. Pierwsze logowanie do panelu i dodanie domeny do mailingu

Po zakupie hostingu sprawdź swoją skrzynkę e-mail – znajdziesz tam dane dostępowe do serwera oraz link do panelu administracyjnego.
Skopiuj login i hasło z wiadomości i zaloguj się do panelu. Postępuj zgodnie z komunikatami, np. dotyczącymi zaufania do urządzenia.
W panelu przejdź do sekcji „Usługi i domeny” i wybierz „Nowa domena”.
W formularzu wpisz nazwę swojej domeny (bez „http://” i „www”).
Wygeneruj mocne hasło lub wprowadź własne (min. 12 znaków, litery, cyfry i symbole). Zapisz je w bezpiecznym miejscu i zatwierdź formularz.
W miejscu Strona www – Podkatalog z plikami strony, wpisujemy, w jaki sposób ma się nazywać folder, w którym będzie umieszczona strona. Dobrą praktyką jest wpisanie po prostu nazwy domeny. W przypadku większej ilości domen wprowadza do porządek w plikach.
Po dodaniu domeny pobierz plik konfiguracyjny i zapisz go na komputerze.

2. Tworzenie konta pocztowego

W górnym menu przejdź do sekcji Usługi, a następnie wybierz Poczta i kliknij przycisk Nowa skrzynka, aby przejść do formularza tworzenia nowej skrzynki.
W polu Nazwa wybierz właściwą domenę i wpisz nazwę skrzynki, czyli początek adresu e-mail. Zalecane są adresy imienne, np. monika lub m.kowalska. Dopuszczalne są również adresy ogólne, takie jak biuro lub bok. W przypadku kont wykorzystywanych do wysyłki mailingów unikaj nazw rozpoczynających się od marketing lub newsletter, aby ograniczyć ryzyko trafiania wiadomości do spamu.
W polu Hasło wprowadź własne hasło lub skorzystaj z hasła wygenerowanego przez system. Następnie wpisz to samo hasło w polu Powtórz hasło. Pole Opis jest opcjonalne i może posłużyć do własnych notatek, np. informacji, do kogo należy skrzynka.
W sekcji ustawień skrzynki sprawdź pole Pojemność, w którym widoczny jest domyślnie ustawiony limit. Jeżeli planujesz utworzyć więcej kont pocztowych, zalecane jest ustawienie limitów dla każdej skrzynki, aby równomiernie podzielić dostępną przestrzeń na serwerze.
Pozostaw zaznaczoną opcję Powiadamiaj, gdy brak jest miejsca na pocztę. Pole Data wygaśnięcia pozostaw puste, jeśli konto ma działać bezterminowo.
Po wprowadzeniu wszystkich ustawień zapisz zmiany. System wygeneruje plik z danymi dostępowymi do skrzynki — pobierz go i zapisz w bezpiecznym miejscu. Plik zawiera informacje potrzebne do konfiguracji poczty w programach pocztowych.
Do utworzonej skrzynki możesz zalogować się również przez przeglądarkę internetową, wpisując adres poczta.nazwadomeny.pl. W naszym przypadku będzie to poczta.hostingmailingowy.com.pl.

3. Ustawianie uwierzytelnienia

Zanim zaczniesz wysyłać wiadomości z nowo dodanej domeny, warto od razu ustawić jej uwierzytelnienie. Dzięki temu domena od początku będzie traktowana jako wiarygodna, a ryzyko trafiania poczty do spamu zostanie zminimalizowane.
Na serwerach Niebieski.net rekord SPF ustawiany jest automatycznie, dlatego nie wymaga żadnych dodatkowych działań.
DKIM został włączony podczas dodawania domeny, co oznacza, że wiadomości wysyłane z tej domeny są podpisywane cyfrowo.
Przechodzimy do edycji DMARC, wchodząc w Usługi, następnie DNS i Rekordy.
Na liście rekordów znajdź rekord DMARC i kliknij go, aby przejść do edycji.
W treści rekordu zmień parametr p=none na p=reject i zapisz zmiany. Od tego momentu serwery odbiorców będą odrzucać wiadomości, które próbują podszyć się pod Twoją domenę, co zwiększa bezpieczeństwo i poprawia dostarczalność poczty.
Jeżeli chcesz dodatkowo wzmocnić wiarygodność domeny, możesz ustawić BIMI, czyli logo nadawcy widoczne przy wiadomościach w skrzynce odbiorczej.
Aby dodać BIMI, najpierw umieść plik logo w formacie SVG na serwerze. W tym celu wejdź na stronę file.niebieski.net i zaloguj się danymi FTP otrzymanymi po uruchomieniu hostingu.
Po zalogowaniu przejdź do katalogu public_html, a następnie do katalogu o nazwie swojej domeny.
Kliknij Prześlij, wybierz plik z logo i zatwierdź przesyłanie zieloną fajką.
Sprawdź, czy plik jest poprawnie dodany, wpisując w przeglądarce adres do logo w postaci twojadomena.pl/nazwapliku.svg.
Jeżeli plik się wyświetla, wróć do panelu administracyjnego i ponownie przejdź do Usługi, DNS i Rekordy.
Dodaj nowy rekord DNS typu TXT. Jako nazwę rekordu wpisz default._bimi.
W polu wartości rekordu wklej v=BIMI1; l=https://twojadomena.pl/twojelogo.svg; a=; zmieniając link do logo na właściwy.
Po zapisaniu rekordu poczekaj na propagację DNS. Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków domena jest poprawnie przygotowana do wysyłki wiadomości, zgodnie z dobrymi praktykami i z możliwie najlepszą dostarczalnością.

4. Konfiguracja konta w programie AnoMail

W programie AnoMail kliknij Pokaż dane nadawcy, a następnie Konto, aby rozpocząć dodawanie nowego konta.
Wprowadź etykietę nadawcy, czyli nazwę widoczną w polu „Od” (np. imię i nazwisko), i przejdź dalej.
Wpisz adres e-mail nadawcy, z którego będą wysyłane wiadomości.
Podaj adres serwera poczty wychodzącej (SMTP) – dane te możesz otrzymać od dostawcy poczty lub skorzystać z automatycznej podpowiedzi programu.
Wprowadź numer portu SMTP, najczęściej 587 lub 465, zgodnie z zaleceniami dostawcy poczty.
Uzupełnij login do skrzynki (zwykle pełny adres e-mail) oraz hasło do skrzynki pocztowej.
W polu Organizacja wpisz nazwę firmy lub krótki opis działalności; jeśli nie chcesz używać tego pola, wpisz myślnik lub gwiazdkę.
Wprowadź adres e-mail do testów wysyłki, na który będą trafiały wiadomości testowe przed rozpoczęciem właściwej wysyłki.
Ustal parametry przerw w wysyłce zgodnie z zaleceniami dostawcy poczty; w razie potrzeby ustawienia te można później zmienić w opcjach programu.
Opcjonalnie dodaj wizytówkę dla użytkowników mobilnych, zawierającą nazwę firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.
Wykonaj sprawdzenie konfiguracji i po pozytywnym wyniku zdecyduj, czy konfiguracja ma być od razu użyta, czy zapisana na dysku.
Zapisz konfigurację na dysku (zalecana nazwa pliku to adres e-mail nadawcy) i użyj jej w programie.
Aby dodać kolejne konto nadawcy, ponownie wybierz Konto i wprowadź dane nowego adresu e-mail.
W przypadku kont Google użyj hasła aplikacji, a nie hasła do głównego konta Gmail; program może wyświetlić ostrzeżenie o obniżonej dostarczalności dla darmowych skrzynek.
Między zapisanymi kontami przełączaj się za pomocą opcji Zmień konto.
Jeśli zmienisz hasło do skrzynki, edytuj konfigurację konta, wprowadź nowe hasło i zapisz konfigurację ponownie, nadpisując istniejący plik.
Przejdź do Ustawienia → Masowej korespondencji i ustaw tempo wysyłki zgodnie z limitami serwera.
Parametr Ilość adresów jednorazowo przekazywanych do serwera zawsze ustaw na 1.
W razie potrzeby skorzystaj z kreatora spowolnienia, aby automatycznie dopasować liczbę wysyłanych wiadomości do limitu godzinowego.
W sekcji Odbiorcy możesz zmienić adres e-mail do testów wysyłki.
Dla lepszej dostarczalności ustaw nazwę serwera (ECHELO) korzystając z opcji Pobierz z domeny, a następnie zatwierdź zmiany.

5. Wdrożenie ochrony antyspamowej

W przypadku wysyłki wiadomości do odbiorców, którzy nie wyrazili wcześniej zgody na otrzymywanie korespondencji, konieczne jest wdrożenie dodatkowej ochrony antyspamowej.

Do czasu jej poprawnego skonfigurowania serwer działa z obniżoną prędkością wysyłki – 25 wiadomości na godzinę. Jest to zabezpieczenie, które chroni zarówno infrastrukturę serwera, jak i reputację domeny nadawcy.

Ochrona antyspamowa składa się z czterech elementów, które należy wdrożyć krok po kroku.
Każdy z nich ma swoje uzasadnienie i każdy jest wymagany, aby możliwe było uruchomienie pełnej, wykupionej prędkości wysyłki.

W kolejnych instrukcjach pokażemy:

Jak ustawić moduł wysyłkowy (wysyłka bez paczek)
Jak oczyścić bazę adresów
Jak wdrożyć obsługę zwrotów
Jak przygotować domenę wysyłkową od strony formalnej

Po wdrożeniu wszystkich elementów należy potwierdzić to mailowo do Biura Obsługi Klienta, aby możliwa była aktywacja pełnej prędkości serwera.

5.1. Jak ustawić moduł wysyłkowy (wysyłka bez paczek)

W programie AnoMail kliknij przycisk Ustawienia.
Z listy dostępnych opcji wybierz Masowej wysyłki.
W sekcji ustawień zmień następujące parametry:
- przy opcji Tymczasowo wstrzymaj wysyłkę po wysłaniu maili wpisz wartość 100,
- przy opcji Wznów wstrzymaną wysyłkę po upływie sekund ustaw 5 sekund,
- przy opcji Ilość adresów jednorazowo przekazanych do serwera wybierz wartość 1.
Pozostałe ustawienia pozostaw bez zmian, zgodnie z wartościami domyślnymi.
Zapisz wprowadzone zmiany.

Po wykonaniu powyższych kroków wiadomości będą wysyłane pojedynczo, co umożliwia prawidłową identyfikację adresów zgłaszających spam i spełnia wymagania ochrony antyspamowej.

5.2. Oczyszczenie bazy adresów

Na głównym ekranie programu AnoMail kliknij przycisk Brak zgód.
Z menu wybierz opcję Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam, a następnie kliknij Usuń raportujących spam.
Opcję Usuwaj także adresy z komercyjnych domen pozostaw zaznaczoną.
Program rozpocznie analizę bazy adresowej i wyświetli listę adresów, które zostały usunięte jako zgłaszające wiadomości jako spam.
Po zakończeniu tego etapu ponownie kliknij Brak zgód.
Wybierz opcję Sprawdź listę pod kątem ryzykownych adresów i kliknij Rozpocznij analizę.
Po zakończeniu analizy usuń wskazane adresy ryzykowne.
Po wykonaniu obu kroków lista adresowa jest oczyszczona i gotowa do bezpiecznej wysyłki zapytań mailingowych.

5.3. Wdrożenie obsługi zwrotów

Uruchom program AnoMail i przejdź do modułu Subskrypcja.
W oknie Ustawienia konta do obsługi subskrypcji uzupełnij dane konta poczty przychodzącej: serwer POP3, port, login (adres e-mail), hasło, zaznacz używanie bezpiecznego połączenia SSL/TLS.
Po uzupełnieniu danych kliknij Sprawdź konfigurację skrzynki e-mail, aby upewnić się, że połączenie działa prawidłowo. Jeżeli test zakończy się poprawnie, kliknij Zatwierdź.
Następnie przejdź do Ustawienia programu w module Subskrypcja.
W sekcji Ustawienia modułu subskrypcji lokalnej zaznacz wszystkie opcje widoczne na nagraniu, w szczególności:
- uruchamianie programu po zalogowaniu użytkownika,
- pracę w trybie ukrytym,
- regularne sprawdzanie zawartości skrzynki,
- automatyczną obsługę niedostarczonej korespondencji,
- dokładną analizę zwrotów,
- zapamiętywanie adresów odbiorców odpowiadających na wiadomości.
Po zaznaczeniu wszystkich wymaganych opcji kliknij Zatwierdź.
W module Subskrypcja kliknij Wyślij/Odbierz, a następnie wybierz Odbierz subskrypcję z konta, aby pobrać wiadomości zwrotne ze skrzynki.
Przejdź do modułu wysyłkowego programu AnoMail.
Kliknij Sprawdź maile, a następnie wybierz opcję Usuń błędne adresy ze zwrotów własnych (odbicia).
Po zakończeniu tego procesu ponownie kliknij Sprawdź maile i wybierz opcję Usuń odbiorców blokujących Twoją pocztę (RBL).

5.4. Tworzenie strony www w programie AnoMail

Strona internetowa w domenie wysyłkowej jest jednym z elementów ochrony antyspamowej. Jeżeli po wejściu na domenę wyświetla się brak strony, filtry antyspamowe mogą uznać wysyłkę za spam.
W programie AnoMail z lewej strony wybierz Pokaż szablony e-mail.
Na liście szablonów przejdź do sekcji Landing page (możesz użyć skrótu klawiaturowego, np. litery „L”).
Wybierz dowolny szablon strony docelowej i zatwierdź jego użycie.
Uzupełnij treść strony, wpisując nazwę firmy oraz krótki opis działalności.
Aby podmienić grafikę, kliknij na obrazek, następnie kliknij go ponownie, przejdź do ustawień grafiki i wskaż własny plik graficzny (np. przygotowany wcześniej w Canvie).
Po podmianie grafiki sprawdź podgląd strony i usuń zbędne elementy lub zmień treści, np. dodając sekcję „Skontaktuj się z nami”.
Upewnij się, że na stronie znajdują się dane identyfikujące firmę, takie jak nazwa firmy, numer telefonu, NIP lub adres e-mail – jest to istotne z punktu widzenia filtrów antyspamowych.
Aby opublikować stronę, kliknij Zapisz, a następnie wybierz opcję Publikuj stronę w internecie.
W formularzu publikacji wpisz adres serwera, login i hasło – są to dane otrzymane od dostawcy hostingu lub poczty.
Wskaż katalog, do którego strona ma zostać wgrana. Nie zgaduj nazwy katalogu – użyj tej podanej przez dostawcę.
W razie potrzeby zaznacz opcję usunięcia istniejących plików graficznych w katalogu.
Nazwę głównego pliku strony pozostaw domyślną (najczęściej jest to plik indeksowy).
Nadaj nazwę stronie i opublikuj ją, potwierdzając ewentualne zastąpienie istniejących plików.
Po publikacji sprawdź w przeglądarce, czy pod adresem domeny wyświetla się utworzony landing page.
Aby użyć innego szablonu, ponownie wybierz Pokaż szablony e-mail, przejdź do sekcji Landing page i wybierz nowy szablon.
W celu dodania linku do innej strony kliknij element (np. obrazek), wybierz ikonę hiperłącza i wpisz adres strony, na którą ma prowadzić link.
Zdecyduj, czy link ma otwierać się w tym samym oknie, czy w nowej karcie.
Po wprowadzeniu zmian ponownie zapisz i opublikuj stronę – nowa wersja zastąpi poprzednią.

5.5. Aktywacja pełnej prędkości wysyłki

Gdy wprowadzicie Państwo w programie oraz ustawieniach domen powyższe wytyczne, prosimy o wysłanie do nas maila na adres pomoc@niebieski.net tej treści:

„Potwierdzam wprowadzenie ustawień ochrony antyspamowej w programie AnoMail oraz dostosowanie domen do wysyłki mailingu i proszę o aktywację pełnej, wykupionej prędkości wysyłki.”

6. Ważne informacje

W przypadku, gdy posiadają Państwo licencję na kilka stanowisk, konieczne jest wprowadzenie analogicznych ustawień na każdym komputerze, z którego będą prowadzone wysyłki.
W przypadku, gdy za konfigurację programu i późniejszą wysyłkę wiadomości są odpowiedzialne różne osoby w Państwa firmie lub gdy stanowiska te ulegną zmianie, prosimy o przekazywanie instrukcji, by ustawienia programu nie zostały zmienione, a baza „Braku zgód” była na bieżąco przez Państwa stosowana.
Wymagamy ujawnienia danych we WHOIS dla każdej domeny.
Konieczne jest opublikowanie danych kontaktowych w domenie wysyłkowej lub ustawienie przekierowania na domenę, gdzie takie dane się znajdują. Dotyczy to punktu 5.4. powyższej instrukcji, czyli na opublikowanym landing page muszą znajdować się dane kontaktowe.