- 1. Wprowadzenie
- 2. Czym jest hosting mailingowy „Zapytanie”?
- 3. Wymagany program AnoMail
- 4. Dostęp do bazy adresów chronionych
- 5. Osobna domena do wysyłki
- 6. Reputacja domeny
- 7. Publiczne dane abonenta domeny
- 8. Uwierzytelnienie wysyłki e-mail
- 9. Usuwanie szkodliwych adresów
- 10. Wdrożenie mechanizmów ochrony antyspamowej
- 11. Dostarczalność i ryzyko trafienia do spamu
- 12. Treść wiadomości – zapytania zamiast ofert
- 13. Limity wysyłki
- 14. Zakończenie
1. Wprowadzenie
Zapoznanie się z poniższymi informacjami jest niezbędne przed zamówieniem usługi hostingu mailingowego typu „Zapytanie”. To kompendium powstało po to, abyś miał pełną świadomość, jak działa system wysyłki zapytań, jakie są jego zasady i jakie obowiązki leżą po stronie użytkownika.
Hosting zapytaniowy różni się od typowych systemów mailingowych – nie służy do rozsyłania ofert handlowych, lecz do bezpiecznego i zgodnego z przepisami wysyłania zapytań o możliwość kontaktu. Aby całość działała poprawnie i z dobrą dostarczalnością, konieczne jest wykonanie kilku kroków opisanych w tym kompendium.
Większość punktów ma charakter informacyjny – pomagają zrozumieć, jak przygotować domenę, program i bazę kontaktów. Natomiast wdrożenie zasad opisanych w sekcji „Wdrożenie mechanizmów ochrony antyspamowej” jest obowiązkowe – dopiero po ich spełnieniu można uruchomić pełną, wykupioną prędkość wysyłki.
Dzięki temu Twoja domena będzie bezpieczna, wysyłki skuteczne, a komunikacja – zgodna z prawem i zasadami e-mail marketingu.
2. Czym jest hosting mailingowy „Zapytanie”?
Hosting mailingowy „Zapytanie” służy do wysyłki pierwszych wiadomości e-mail do potencjalnych klientów, w których pytasz o możliwość przesłania oferty. Jeśli chcesz wysyłać newslettery z ofertami do osób, od których otrzymałeś zgodę to sięgnij po hosting oferta.
W odróżnieniu od zwykłego hostingu www, który obsługuje strony i codzienną pocztę firmową, hosting „Zapytanie” jest technicznie przystosowany do wysyłki masowej. Ma odpowiednie zabezpieczenia, certyfikaty i jest dostosowany pod programem AnoMail, który dba o czystość bazy adresów i reputację domeny.
To rozwiązanie stworzone z myślą o firmach, które chcą prowadzić wysyłki profesjonalnie – z dobrą dostarczalnością, kontrolą reputacji i pełnym bezpieczeństwem technicznym.
3. Wymagany program AnoMail
Do obsługi wysyłek wymagamy korzystania z programu AnoMail w wersji Standard lub Premium. To sprawdzone narzędzie, które ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia wysyłek mailingowych w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i technicznie poprawny.
AnoMail umożliwia m.in. personalizację wiadomości, automatyczne podpisy DKIM, kontrolę reputacji domeny oraz integrację z bazą adresów chronionych. Dzięki temu wysyłki są lepiej oceniane przez filtry antyspamowe i mają wyższą dostarczalność.
4. Dostęp do bazy adresów chronionych
Wymagamy, aby każdy użytkownik miał aktywny dostęp do bazy adresów chronionych. To warunek niezbędny, by wysyłka była zgodna z przepisami i zasadami bezpieczeństwa poczty.
Baza adresów chronionych to rejestr adresów e-mail, których właściciele nie wyrazili zgody na otrzymywanie wiadomości handlowych. Przed każdą wysyłką należy przefiltrować Twoją listę odbiorców z tą bazą i usunąć adresy znajdujące się na liście chronionej.
Dzięki temu:
- unikasz wysyłki niezamówionych ofert,
- chronisz reputację swojej domeny,
- ograniczasz ryzyko trafienia na czarne listy lub do folderu „spam”.
Dostęp do tej bazy wymaga aktywnej subskrypcji AnoMail, ponieważ lista jest regularnie odświeżana i utrzymywana po stronie producenta. Bez aktualizacji program nie ma połączenia z najnowszą wersją bazy i nie zapewnia pełnej ochrony.
Starsze wersje programu działają poprawnie, ale nie łączą się z aktualną bazą i nie pobierają nowych zabezpieczeń, a to może powodować blokady i problemy z wysyłką
5. Osobna domena do wysyłki
Do wysyłki mailingów należy używać osobnej domeny, innej niż ta, z której prowadzona jest codzienna poczta firmowa. Dzięki temu Twoja główna domena (np. twojafirma.pl) pozostaje bezpieczna, nawet jeśli jedna z kampanii zostanie oznaczona jako spam lub jeśli pojawią się odbicia.
Po zakupie nowej domeny należy w niej założyć konto pocztowe, z którego będą wysyłane wiadomości (np. jan@twojafirma-bok.pl). To konto będzie później wykorzystywane w programie AnoMail.
Osobna domena chroni reputację firmy i zapobiega sytuacji, w której zwykłe wiadomości – np. do klientów lub kontrahentów – zaczynają trafiać do folderu „spam”. Dodatkowo ułatwia monitorowanie wyników kampanii i testowanie nowych ustawień bez ryzyka dla głównej poczty.
6. Reputacja domeny
Nowo kupiona domena nie powinna być używana do wysyłki od razu po rejestracji. Przez pierwsze 20–30 dni domena nie ma jeszcze historii w systemach filtrujących pocztę, więc każda większa wysyłka może zostać potraktowana jako podejrzana. Serwery odbiorców obserwują m.in. wiek domeny, tempo wysyłki i reakcje odbiorców – jeśli domena jest „świeża”, reputacja może szybko spaść, a wiadomości trafią do spamu.
Dlatego warto dać domenie czas, by „dojrzała” np. dodać prostą stronę www, odbierać kilka testowych wiadomości i rozpocząć pierwsze wysyłki dopiero po kilku tygodniach.
7. Publiczne dane abonenta domeny
Domena używana do wysyłki mailingowej powinna mieć jawne dane abonenta. Dzięki temu serwery odbiorców widzą, że domena należy do realnej firmy, a nie do anonimowego nadawcy. To zwiększa zaufanie i poprawia dostarczalność wiadomości.
W przypadku firm dane domeny są publikowane automatycznie – wystarczy zarejestrować domenę na dane firmowe (z NIP-em) i nie włączać ochrony prywatności WHOIS podczas zakupu.
Nie zaleca się rejestrowania domeny jako osoby prywatnej, bo wtedy dane są ukryte i domena może zostać potraktowana jako tymczasowa lub podejrzana.
8. Uwierzytelnienie wysyłki e-mail
Korzystanie z hostingu mailingowego wymaga odpowiedniej konfiguracji domeny i konta pocztowego, tak aby serwery odbiorców mogły potwierdzić, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od Ciebie.
W ramach przygotowania należy:
- dodać domenę do serwera i utworzyć konto pocztowe,
- ustawić rekordy uwierzytelniające DKIM, SPF, rDNS i DMARC,
- opcjonalnie dodać rekord BIMI, który pozwala wyświetlać logo marki w skrzynkach odbiorców,
- skonfigurować konto w programie AnoMail,
- wgrać na serwer stronę www, jeśli ma być widoczna w stopce lub pod przyciskiem mailingu.
Te ustawienia zwiększają dostarczalność i budują zaufanie do domeny nadawcy.
W razie trudności możesz skorzystać z naszej usługi konfiguracji uwierzytelnienia domeny i serwera – szczegóły znajdziesz na https://wsparcie.niebieski.net/.Domena używana do wysyłki mailingowej powinna mieć jawne dane abonenta. Dzięki temu serwery odbiorców widzą, że domena należy do realnej firmy, a nie do anonimowego nadawcy. To zwiększa zaufanie i poprawia dostarczalność wiadomości.
W przypadku firm dane domeny są publikowane automatycznie – wystarczy zarejestrować domenę na dane firmowe (z NIP-em) i nie włączać ochrony prywatności WHOIS podczas zakupu.
Nie zaleca się rejestrowania domeny jako osoby prywatnej, bo wtedy dane są ukryte i domena może zostać potraktowana jako tymczasowa lub podejrzana.
9. Usuwanie szkodliwych adresów
Po podłączeniu ochrony i włączeniu bazy adresów chronionych należy ręcznie uruchomić czyszczenie bazy w programie. To prosta czynność wykonywana z poziomu AnoMail – program porównuje Twoją listę kontaktów z rejestrem „Baza adresów chronionych” i usuwa z listy adresy, na które nie wolno wysyłać wiadomości handlowych.
To normalne i potrzebne działanie – jeśli w Twojej bazie znajdowały się takie adresy, część listy może się skrócić. Dzięki temu wysyłka odbywa się wyłącznie do bezpiecznych odbiorców, a Twoja domena pozostaje chroniona przed spadkiem reputacji i problemami z dostarczalnością.
Nie oznacza to błędu ani utraty danych. Program usuwa jedynie te wpisy, na które nie wolno wysyłać wiadomości handlowych. W ten sposób chroni Twoją domenę przed obniżeniem reputacji i przed tym, by wiadomości nie trafiały do spamu.
AnoMail dodatkowo dba o jakość bazy, automatycznie:
- usuwa błędne adresy (np. z literówkami lub nieistniejącymi domenami),
- usuwa duplikaty,
- pomija adresy, z których wcześniej wracały błędy.
Dzięki temu masz pewność, że wysyłka odbywa się tylko na bezpieczne i aktualne adresy, co zwiększa skuteczność i bezpieczeństwo Twoich kampanii oraz minimalizuje ryzyko blokad i wpadnięcia na czarne listy.
10. Wdrożenie mechanizmów ochrony antyspamowej
Na początku każda nowa wysyłka objęta jest ograniczonym limitem prędkości. To zabezpieczenie chroniące reputację domeny – dopóki nie zostaną wprowadzone podstawowe mechanizmy ochrony antyspamowej, system nie uruchamia pełnej prędkości.
Aby zdjąć limit i włączyć pełną prędkość wysyłki, należy wdrożyć cztery elementy ochrony antyspamowej. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa nadawcy, zgodności z przepisami oraz utrzymanie wysokiej dostarczalności wiadomości.
1. Ustawienie modułu wysyłkowego
Wysyłka powinna odbywać się w trybie pojedynczych wiadomości, a nie w paczkach.
To oznacza, że program wysyła każdy e-mail osobno – dzięki temu można dokładnie zidentyfikować odbiorcę, który zgłosił wiadomość jako spam, i uniknąć blokad serwera.
W programie AnoMail nie trzeba tego konfigurować ręcznie – wystarczy w module Wysyłka wiadomości upewnić się, że opcja „Wysyłaj jako pojedyncze wiadomości” jest zaznaczona (jest to ustawienie domyślne w nowych wersjach programu).
2. Oczyszczenie bazy adresów
Wymagamy, aby przed każdą wysyłką baza kontaktów została oczyszczona i uporządkowana. To konieczne, ponieważ wysyłka do błędnych, nieaktywnych lub niechcących kontaktów może doprowadzić do blokad serwera, odbić i spadku reputacji domeny.
Czyszczenie bazy można wykonać bezpośrednio w programie AnoMail – należy usunąć:
- zdublowane adresy,
- adresy błędne lub nieistniejące,
- adresy znajdujące się w rejestrze „adresów chronionych” (Brak zgód),
- adresy z darmowych skrzynek lub ryzykownych domen,
- oraz adresy, które wcześniej generowały zwroty (odbicia).
W razie potrzeby można też sprawdzić, czy adresy nie mają charakteru danych osobowych (np. imiennych), co pozwala spełnić obowiązek informacyjny RODO. Po oczyszczeniu baza powinna zawierać tylko aktualne i bezpieczne adresy firmowe, gotowe do wysyłki. To kluczowy warunek uruchomienia pełnej prędkości wysyłki i utrzymania dobrej reputacji nadawcy.
3. Obsługa zwrotów (niedostarczonej poczty)
Wymagamy, aby w programie była włączona automatyczna obsługa zwrotów, czyli wiadomości, które wracają z informacją, że nie udało się ich dostarczyć do odbiorcy.
To kluczowy element ochrony – pozwala automatycznie usuwać z bazy adresy błędne, nieaktywne lub blokujące przyjęcie poczty. Dzięki temu unikasz ponownego wysyłania wiadomości do nieistniejących skrzynek, co chroni Twoją domenę przed trafieniem na listy spamerów i poprawia dostarczalność.
Funkcja obsługi zwrotów jest dostępna bezpośrednio w programie AnoMail i nie wymaga skomplikowanej konfiguracji – wystarczy włączyć odpowiednią opcję w module subskrypcji i pozwolić programowi automatycznie usuwać błędne adresy z listy wysyłkowej.
Utrzymywanie bazy w dobrej kondycji (tzw. „higiena bazy”) to warunek bezpiecznej wysyłki i jeden z elementów wymaganych do uruchomienia pełnej prędkości.
4. Strona z danymi nadawcy
Każda domena, z której wysyłane są wiadomości, musi mieć aktywną stronę internetową z danymi firmy.To wymóg bezpieczeństwa i wiarygodności — filtry antyspamowe oraz odbiorcy często sprawdzają, czy nadawca istnieje i czy można go łatwo zidentyfikować.
Na stronie powinny znajdować się:
- pełna nazwa firmy,
- adres siedziby,
- numer telefonu,
adres e-mail do kontaktu.
Strona nie musi być rozbudowana – wystarczy prosta wizytówka lub sekcja „Kontakt”.
Ważne, by była dostępna pod domeną, z której realizowana jest wysyłka.
Brak takiej strony może powodować, że wysyłane wiadomości będą traktowane jako podejrzane lub spam. Publikacja danych nadawcy to jeden z warunków uruchomienia pełnej prędkości wysyłki.
Po wprowadzeniu tych ustawień prosimy o przesłanie potwierdzenia:
„Potwierdzam wprowadzenie ustawień ochrony antyspamowej w programie AnoMail oraz dostosowanie domen do wysyłki mailingu i proszę o aktywację pełnej, wykupionej prędkości wysyłki.”
11. Dostarczalność i ryzyko trafienia do spamu
Wysyłka mailingowa nigdy nie daje 100% gwarancji, że wszystkie wiadomości trafią do skrzynki odbiorczej. Nawet przy zachowaniu najlepszych praktyk – prawidłowej konfiguracji domeny, czyszczeniu bazy, aktywnych aktualizacjach i zgodności z przepisami – część wiadomości będzie oznaczona jako spam.
Dzieje się tak dlatego, że każdy serwer pocztowy (np. Gmail, WP, Outlook) stosuje własne algorytmy filtrujące, które analizują m.in. treść wiadomości, historię domeny, tempo wysyłki i reakcje odbiorców. Nie ma więc technicznej możliwości całkowitego wyeliminowania filtrów antyspamowych.
Dzięki wdrożeniu opisanych wcześniej działań minimalizujemy to ryzyko – wiadomości trafiają do spamu rzadziej, a część z nich skutecznie dociera do odbiorców.
Celem nie jest pełna eliminacja ryzyka, lecz maksymalne zwiększenie dostarczalności i bezpieczeństwa domeny.
12. Treść wiadomości – zapytania zamiast ofert
Usługa hostingu mailingowego służy do wysyłki zapytań o zgodę na kontakt, a nie gotowych ofert handlowych. To ważne rozróżnienie – celem pierwszej wiadomości jest nawiązanie kontaktu i sprawdzenie, czy odbiorca w ogóle chce otrzymać ofertę.
Wysyłanie typowych ofert sprzedażowych w ramach zapytań jest zabronione i może zostać potraktowane jako spam, nawet jeśli wiadomość została poprawnie przygotowana technicznie. W efekcie może to obniżyć reputację domeny i skuteczność całej wysyłki.
Dlatego wymagamy, aby treść wysyłanych zapytań była neutralna, zgodna z przeznaczeniem usługi i przepisami o komunikacji elektronicznej.
13. Limity wysyłki
Każdy pakiet hostingu mailingowego ma określony limit wiadomości na dobę. Limit ten liczony jest w cyklu 24-godzinnym, a nie „od północy do północy”. W dodatku wysyłka jest rozłożona w czasie – serwer wysyła maile partiami, żeby zachować stabilność i dobrą reputację domeny.
Dlatego duża kampania, np. 100 000 wiadomości, może trwać kilka godzin od momentu kliknięcia „Wyślij”.
Oznacza to, że jeśli rozpoczniesz wysyłkę o godz. 8:00, a zakończy się ona o 14:00, to pełny limit odnowi się dopiero po 14:00 następnego dnia.
Limit nie odnawia się nagle o określonej godzinie, tylko zwalnia się stopniowo – godzina po godzinie, w miarę jak mijają 24 godziny od wysłania wcześniejszych partii wiadomości. Nie musisz jednak czekać, aż cały limit się zwolni. Możesz rozpocząć kolejną wysyłkę wcześniej – system pozwala wysyłać kolejne partie na bieżąco, w miarę jak zwalniają się kolejne porcje limitu. Dzięki temu możesz planować kampanie elastycznie, bez długich przerw między wysyłkami.
Utrzymanie limitów to element ochrony antyspamowej – pozwala wysyłać skutecznie, bez ryzyka blokad i utraty reputacji.
14. Zakończenie
Przygotowanie i uruchomienie hostingu mailingowego typu „Zapytanie” wymaga kilku kroków technicznych i organizacyjnych, ale każdy z nich ma jeden cel – bezpieczną, skuteczną i zgodną z prawem wysyłkę wiadomości.
Opisane w kompendium zasady chronią Twoją domenę, zwiększają dostarczalność maili i pozwalają uniknąć problemów z blokadami czy oznaczeniami jako spam. Wdrożenie wszystkich punktów, zwłaszcza zasad z sekcji dotyczącej ochrony antyspamowej, to podstawa rozpoczęcia wysyłki z pełną prędkością.
Możemy służyć wsparciem w konfiguracji serwera i programu Anomail. Sprawdź szczegóły: https://wsparcie.niebieski.net/